一、 外宾接待

1．科学家本人写好申请报告，说明 外宾姓名 、国家、工作单位 、职务、护照号码、访华时间、目的，接待费开支渠道、外宾通信地址，传真电话号码，经室或中心同意报到所外办。
　　2．重要外宾要拟定接待计划，主送所外办，需要所领导出面，也请一并说明。
　　3．课题组落实接送去机场（车站）迎送人员和车辆，并提前出好海报
　　4．接待完以后，注意建立积累接待外宾档案 内容：外宾简历，来访时间、活动内容等，并将上述内容报至所外办，同时由所外办按照国家政策核销接待外宾标准。

二、 派出

1．由出访人员提出书面申请，说明出访国家，时间、目的，要解决的问题，经费开支渠道，并经所在部门领导签署意见，报至所外办
　　2．提供正式邀请函原件或传真件（美国只需复印件）
　　3．没有护照的出访人员准备小二护照照片（彩照，白底）8张，有护照的4张，照片背面写上姓名、单位。护照应有半年以上有效期，护照过期或无护照的要填护照卡，并准备身份证复印件。同时填好相应国家的签证表，并按各个国家的具体签证材料来准备材料。
　　4．签证表的填写遇有不明之处，可向外办咨询。
　　5．除了护照和签证表外，具体一些国家还有特别的要求

A）法国签证要求：

1）邀请信原件（传真件不行）

2）需要课题承担费用的，需要单位出具费用证明，特别要说清楚医疗保险，健康保险由谁承担。

3）需提供旅馆定单

B)美国签证要求

1）50*50MM的照片

2）需提供在美提供的日程表